Accesso documentale ex L. 241/1990, cos’è?
In materia di accesso documentale appare doveroso il richiamo dell’art. 22 (Definizioni e principi in materia di accesso) della L. 241/1990, che viene riportato di seguito:
“1. Ai fini del presente capo si intende:
a) per “diritto di accesso”, il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi;
b) per “interessati”, tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso;
c) per “controinteressati”, tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza;
d) per “documento amministrativo”, ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale;
e) per “pubblica amministrazione”, tutti i soggetti di diritto pubblico e i soggetti di diritto privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dal diritto nazionale o comunitario.
2. L’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza.
3. Tutti i documenti amministrativi sono accessibili, ad eccezione di quelli indicati all’articolo 24, commi 1, 2, 3, 5 e 6.
4. Non sono accessibili le informazioni in possesso di una pubblica amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo, salvo quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 in materia di accesso a dati personali da parte della persona cui i dati si riferiscono.
5. L’acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti pubblici, ove non rientrante nella previsione dell’articolo 43, comma 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 si informa al principio di leale cooperazione istituzionale.
6. Il diritto di accesso è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere”.
Accesso documentale, chi e come può richiederlo?
La finalità dell’accesso documentale è dunque quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l’ordinamento attribuisce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari.
Il richiedente è infatti chiamato a dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”; in funzione di tale interesse la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata ed il nesso con tale situazione giuridicamente tutelata non può avere carattere meramente ipotetico ed eventuale.
La legittimazione all’accesso ai documenti amministrativi va così riconosciuta a chiunque sia in grado di dimostrare che gli atti oggetto della domanda di ostensione hanno spiegato o sono idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei propri confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica.
“L’interesse all’ostensione di atti o documenti deve essere finalizzato alla tutela di situazioni giuridicamente rilevanti: a norma dell’art. 22, comma 1, lett. b) della legge n. 241/1990, infatti, vengono definiti “interessati” all’accesso non tutti i soggetti indiscriminatamente, ma soltanto i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso” (Tar Puglia – Bari, sez. 1, sent. n. 451 del 25.03.2020).
Le uniche eccezioni che escludono il diritto di accesso sono specificate dall’art. 24, commi 1, 2, 3, 5 e 6 della medesima Legge n. 241/1990, diversamente la regola generale è sempre rappresentata dalla massima accessibilità ai documenti amministrativi.
Accesso documentale, cosa deve fare il Comune?
Tanto premesso, a fronte di una richiesta di accesso documentale ex art. 22, L. 241/1990 rivolta all’ente, quest’ultimo sarà chiamato a verificare: – l’idoneità delle modalità adottate per la presentazione della stessa; – la sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso; – la sussistenza di soggetti controinteressati nei confronti dei quali sorga il dovere un dovere di informazione. Si ricordi, infatti, che ove vengano individuati, ai sensi dell’art. 22, co. 1, lett. c), L. 241/1990, soggetti controinteressati alla richiesta di accesso documentale, nei confronti dell’ente sorge sempre un obbligo di comunicazione volto a garantire un’eventuale opposizione alla richiesta medesima da parte dei potenziali soggetti controinteressati.
Verificata la sussistenza degli elementi sopra indicati, non si trascuri, da ultimo, come, qualora la pubblica amministrazione neghi l’ostensione di documenti in quanto inesistenti o introvabili, spetterà alla stessa amministrazione indicare, sotto la propria responsabilità, quali atti non è in grado di esibire motivando in modo dettagliato l’impossibilità di reperirli (Cons. Stato, sez. VI, 13 febbraio 2013, n. 892).
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